Coffre-fort DPB est un espace de stockage privé pour les administrateurs. Utilisez-le pour regrouper au même endroit des documents internes, comme des dossiers d'accident, des réclamations, des contrats ou tout ce que vous voulez garder à part des documents habituels de vos chauffeurs et équipements.
Administrateurs uniquement : Le Coffre-fort n'est visible que dans le tableau de bord administrateur. Les chauffeurs ne voient pas les documents du Coffre-fort dans l'application.
Activer le Coffre-fort
Allez dans Paramètres > Autres paramètres et activez Coffre-fort sous Modules. Le Coffre-fort apparaît alors dans le menu de gauche.
Créer vos propres types de Coffre-fort
Le Coffre-fort utilise ses propres types personnalisés, distincts de vos Types de documents habituels.
Allez dans Coffre-fort et ouvrez l'onglet Types de document.
Cliquez sur + Ajouter un type de document.
Saisissez le nom du type, par exemple Accident, Réclamation ou Contrat.
Activez Notifier l'expiration pour être averti quand des documents de ce type expirent.
Cliquez sur Enregistrer.
Utilisez le crayon pour modifier un type ou la corbeille pour le supprimer.
Ajouter un document au Coffre-fort
Chaque document du Coffre-fort fonctionne comme un dossier : un enregistrement qui peut contenir plusieurs fichiers.
Allez dans Coffre-fort et cliquez sur + Ajouter un document.
Sous De base, choisissez le Type de document, définissez la Date et ajoutez une Date d'expiration si nécessaire. Le champ Créateur est rempli avec votre nom.
Sous Actifs, choisissez le Chauffeur, le Véhicule et la Remorque concernés, le cas échéant.
Ajoutez une Description.
Sous Documents, déposez ou parcourez tous les fichiers de cet enregistrement, comme les photos, vidéos, le rapport de police et les documents de réclamation.
Cliquez sur Enregistrer.
Exemple : Créez un document Accident pour un accident en Alabama, puis ajoutez à ce même document les photos, la vidéo de la caméra embarquée, le rapport de police, la réclamation d'assurance et les devis de réparation. Tout ce qui concerne cet accident reste regroupé.
Ajouter d'autres fichiers plus tard
Dans l'onglet Actifs, cliquez sur l'icône en forme d'œil à côté du document.
La page Mettre à jour le document affiche les fichiers déjà joints.
Déposez ou parcourez d'autres fichiers sous Documents, puis cliquez sur Fermer quand vous avez terminé.
Trouver et gérer les documents du Coffre-fort
L'onglet Actifs liste chaque document du Coffre-fort avec sa Date, son Type de document, sa Description, le Nom, le Véhicule, la Remorque et la Date d'expiration.
Utilisez la barre de recherche et Filtres pour trouver un document.
Utilisez l'icône en forme d'œil pour ouvrir et mettre à jour un document, l'icône de téléchargement pour le télécharger ou la corbeille pour le supprimer.
Astuce : Utilisez le Coffre-fort pour les dossiers internes. Pour les documents que les chauffeurs doivent avoir sur eux ou montrer lors d'une inspection, utilisez plutôt la section habituelle Documents.