Après avoir publié un modèle de formulaire, vous pouvez l'envoyer à des chauffeurs précis avec une échéance, le remplir vous-même, démarrer un formulaire qu'un chauffeur terminera, et consulter tous les envois au même endroit.
Attribuer un formulaire à des chauffeurs
Allez dans Formulaires > Modèles.
Cliquez sur l'icône attribuer aux chauffeurs (personne avec un +) à côté du modèle.
Sélectionnez les chauffeurs qui doivent le remplir, ou utilisez Tout sélectionner.
Définissez une Échéance si nécessaire, puis cliquez sur Attribuer.
Attribuer ou Accès : Attribuer envoie le formulaire à des personnes précises qui doivent le remplir. L'Accès, défini dans le modèle, contrôle qui peut trouver et ouvrir le formulaire de lui-même.
Remplir un formulaire vous-même
Allez dans l'onglet Formulaires et cliquez sur Ajouter un formulaire.
Sélectionnez le formulaire et cliquez sur Démarrer le formulaire.
Démarrer un formulaire et le faire terminer par un chauffeur
Utilisez cette option quand le bureau doit d'abord remplir certaines informations, comme le taux de rémunération, l'unité # ou la date de début, et que le chauffeur complète le reste et signe.
Allez dans l'onglet Formulaires, cliquez sur Ajouter un formulaire, sélectionnez le formulaire et cliquez sur Démarrer le formulaire.
Remplissez les champs dont le bureau est responsable.
En haut du formulaire, utilisez l'option pour le réattribuer au chauffeur.
Le chauffeur ouvre le formulaire dans l'application, remplit sa partie, signe et l'envoie.
Idées d'utilisation
Accusés de lecture des politiques – mettez le texte de la politique dans un champ Instructions, puis ajoutez une Case de confirmation, le nom du chauffeur, une Date et une Signature.
Dossiers d'intégration – créez un modèle par politique, ou un modèle avec une section par politique, et attribuez-le aux nouveaux chauffeurs avec une échéance.
Contrats avec informations de l'entreprise – démarrez le formulaire, remplissez la partie de l'entreprise et réattribuez-le au chauffeur pour signature.
Formulaires de contact et d'information – utilisez des champs Texte et Numéro de téléphone, ou un tableau pour les entrées répétées comme les contacts d'urgence.
Quiz et listes de vérification – utilisez des champs Sélection unique ou Choix multiple, et activez Exiger des approbations si quelqu'un doit vérifier les réponses.
Bon à savoir : Les formulaires sont créés dans l'éditeur et signés dans Digital Permit Book. Vous ne pouvez pas téléverser un PDF existant et y ajouter des zones de signature, comme avec un outil de signature électronique. Pour utiliser un document existant, copiez son texte dans un champ Instructions et ajoutez les champs et la signature nécessaires.
Suivre les envois
L'onglet Formulaires liste chaque formulaire démarré, avec Chauffeur/Utilisateur, Formulaire, Demandeur, Approbateur, Soumis le, Échéance et Statut. Utilisez la barre de recherche et Filtres pour trouver un formulaire.
Le Statut indique où en est chaque formulaire :
En cours – démarré mais pas encore envoyé.
Terminé – envoyé.
Approuvé ou Refusé – pour les formulaires qui exigent une approbation.
Cliquez sur l'icône en forme d'œil pour ouvrir un formulaire, ou sur l'icône d'archivage pour le déplacer dans l'onglet Archivés.
Soyez averti : Pour recevoir un e-mail quand un chauffeur soumet un formulaire, allez dans Paramètres > Notifications (dans Paramètres du profil) et activez Formulaires.