Después de publicar una plantilla de formulario, puede enviarla a conductores específicos con una fecha de vencimiento, llenarla usted mismo, iniciar un formulario para que un conductor lo termine y revisar todos los envíos en un solo lugar.
Asignar un formulario a conductores
Vaya a Formularios > Plantillas.
Haga clic en el icono asignar conductores (persona con un signo +) junto a la plantilla.
Seleccione los conductores que deben completarlo, o use Seleccionar todo.
Indique una Fecha de vencimiento si es necesario y haga clic en Asignar.
Asignar vs. Acceso: Asignar envía el formulario a personas específicas que deben completarlo. El Acceso, definido en la plantilla, controla quién puede encontrar y abrir el formulario por su cuenta.
Llenar un formulario usted mismo
Vaya a la pestaña Formularios y haga clic en Agregar formulario.
Seleccione el formulario y haga clic en Iniciar formulario.
Iniciar un formulario para que el conductor lo termine
Úselo cuando la oficina debe llenar algunos datos primero, como la tarifa de pago, la unidad # o la fecha de inicio, y el conductor completa el resto y firma.
Vaya a la pestaña Formularios, haga clic en Agregar formulario, seleccione el formulario y haga clic en Iniciar formulario.
Complete los campos que le corresponden a la oficina.
En la parte superior del formulario, use la opción para reasignarlo al conductor.
El conductor abre el formulario en la app, completa su parte, firma y lo envía.
Ideas para usar formularios
Confirmación de políticas – ponga el texto de la política en un campo de Instrucciones y agregue una Casilla de confirmación, el nombre del conductor, una Fecha y una Firma.
Paquetes de incorporación – cree una plantilla por política, o una plantilla con una sección para cada política, y asígnela a los conductores nuevos con una fecha de vencimiento.
Acuerdos con datos de la empresa – inicie el formulario, complete la parte de la empresa y reasígnelo al conductor para que firme.
Formularios de contacto e información – use campos de Texto y Número de teléfono, o una tabla para datos repetidos como contactos de emergencia.
Cuestionarios y listas de verificación – use campos de Selección única u Opción múltiple y active Requerir aprobaciones si alguien debe revisar las respuestas.
Bueno saber: Los formularios se crean en el editor de formularios y se firman en Digital Permit Book. No puede subir un PDF existente y agregarle casillas de firma, como en una herramienta de firma electrónica. Para usar un documento existente, copie su texto en un campo de Instrucciones y agregue los campos y la firma que necesite.
Seguimiento de envíos
La pestaña Formularios muestra cada formulario iniciado, con Conductor/Usuario, Formulario, Solicitante, Aprobador, Enviado el, Fecha de vencimiento y Estado. Use la barra de búsqueda y Filtros para encontrar un formulario.
El Estado indica en qué punto está cada formulario:
En curso – iniciado pero aún no enviado.
Completado – enviado.
Aprobado o Rechazado – para formularios que requieren aprobación.
Haga clic en el icono del ojo para abrir un formulario, o en el icono de archivar para pasarlo a la pestaña Archivados.
Reciba avisos: Para recibir un correo cuando un conductor envíe un formulario, vaya a Configuración > Notificaciones (en Configuración de Perfil) y active Formularios.